Seminarraum in Wien mieten: Woraus sich die Preisunterschiede ergeben

Sie suchen einen Seminarraum in Wien. Der Termin steht, die ungefähre Teilnehmeranzahl auch. Jetzt müssen Sie nur ein paar Angebote vergleichen, dann sollte das Thema erledigt sein.

Aber dann liegen die Zahlen vor Ihnen: 180 Euro beim einen, 450 beim nächsten, 900 beim dritten. Für scheinbar dasselbe. Beim genaueren Hinsehen kostet beim einen der Beamer extra, beim zweiten kommen Getränke pro Person dazu, beim dritten ist jemand vor Ort, der sich um alles kümmert. Und ein „ganzer Tag“ dauert offenbar nicht überall gleich lang.

Wir vermieten selbst Räume und sitzen damit nicht unbefangen auf dieser Seite. Trotzdem oder gerade deshalb: Hier sind die Größenordnungen des Wiener Marktes und die sechs Punkte, an denen die Unterschiede tatsächlich entstehen.

Was ein Seminarraum in Wien kostet

Grob gibt es drei Preisstufen:

• 150 bis 250 Euro pro Tag. Kleine Standardräume, Coworking-Besprechungsräume, Hotelseminarräume für 10 bis 15 Personen. Meist um die 20 bis 40m2, Bestuhlung in Blockform, Technik teilweise gegen Aufpreis. Für eine Besprechung oder einen kleinen Kurs oft völlig ausreichend.

• 400 bis 600 Euro pro Tag. Ausgewachsene Seminarräume ab etwa 100m2, flexibel bestuhlbar, Technik in der Regel inkludiert, häufig mit Nebenraum. Das ist die Mitte des Marktes.

• 800 bis 1.200 Euro pro Tag. Größere oder besonders ausgestattete Flächen, exklusive Nutzung, Betreuung vor Ort, zentrale oder repräsentative Lage.

Dazu kommen die Nebenposten: Getränkepauschalen ab etwa 6 Euro pro Person, Kaffeepausen je nach Umfang zwischen 3 und 12 Euro, Mittagessen darüber. Klassische Tagungspauschalen, die Raum, Technik und Verpflegung bündeln, liegen häufig zwischen 40 und 130 Euro pro Person und Tag.

Ein Hinweis, der beim Vergleichen mehr ausmacht als jede Verhandlung: Manche Anbieter nennen Nettopreise, andere Bruttopreise inklusive 20% Umsatzsteuer. Zwischen 144 Euro brutto und 150 Euro netto liegen in Wahrheit 36 Euro (brutto). Wenn man das nicht bedenkt, vergleicht man schnell mal Zahlen, die einfach nicht zusammengehören.

Haben Sie den Ort für sich?

Unser Penthouse steht Ihnen exklusiv zur Verfügung

Dieser Punkt bewegt den Preis stärker als alles andere und steht selten im Angebot.

Teilen Sie sich das Haus an diesem Tag mit zwei weiteren Veranstaltungen? Dann stehen andere Gruppen in der Pause neben Ihnen am Kaffeeautomaten, die Lautstärke aus dem Nachbarraum ist nicht Ihre Entscheidung, und vertrauliche Gespräche finden im Stiegenhaus statt. Das kann völlig in Ordnung sein und ist deutlich günstiger.

Wer den Ort exklusiv vergibt, kann ihn an diesem Tag nur einmal verkaufen. Der höhere Preis ist keine Gebühr für Prestige, sondern die Konsequenz aus dieser Rechnung. Ob Sie sie brauchen, hängt vom Anlass ab: Bei einem internen Strategietag mit heiklen Themen ja, bei einer Schulung eher nicht.

Wie viel Raum bekommen Sie tatsächlich?

Ein Raum für 25 Personen kann zweierlei bedeuten: 25 Menschen, die einem Vortrag zuhören, oder 25 Menschen, die in Kleingruppen arbeiten, Ergebnisse aufhängen und dabei öfters ihren Platz wechseln.

Für die zweite Variante brauchen Sie ungefähr doppelt so viel Fläche. Als Faustregel: etwa 1,5m2 pro Person bei Kinobestuhlung, 3 bis 4 m2 bei Workshop-Arbeit mit Kleingruppen und Wandflächen. Auf der Teilnehmerliste steht trotzdem dieselbe Zahl.

Deshalb ist die Frage nach der Kapazität ohne die Frage nach der Arbeitsweise sinnlos. Freie Fläche ist bei einem Workshop kein Luxus. Sie merken das spätestens, wenn aus „Bitte bilden Sie vier Gruppen“ ein minutenlanges Sesselrücken wird.

Diese Rechnung erklärt übrigens einen Teil der Preisspanne: Ein Raum, der für 25 arbeitende Menschen ausgelegt ist, sollte schlicht die vierfache Fläche eines Raums haben, in dem 25 Menschen einfach nur sitzen.

Was steckt hinter „Ausstattung inklusive“?

Die Modelle unterscheiden sich stärker, als man vermutet. Manche Anbieter führen den Beamer als eigene Position, andere schließen die Technik in die Miete ein, Getränke werden häufig pro Person abgerechnet.

Ein Flipchart genügt für eine Besprechung. Für 5 Arbeitsgruppen wird es knapp, und Sie stehen am Morgen mit einem Block Papier da, der für 2 Gruppen reicht. Ein großer Bildschirm hilft bei einer Präsentation, ersetzt aber keine Arbeitsfläche.

Lassen Sie sich konkret bestätigen, was Sie brauchen: Präsentationstechnik samt passender Anschlüsse, WLAN, die Anzahl der Whiteboards und Flipcharts, Verbrauchsmaterial. Bei hybriden Formaten kommen Kamera, Mikrofone und Ton dazu. „Videokonferenz möglich“ kann eine professionelle Anlage bedeuten oder ein Notebook auf dem Tisch. Ihre zugeschalteten Kolleg:innen hören den Unterschied nach zehn Minuten.

Wie lange dürfen Sie tatsächlich bleiben?

Ihr Seminar geht von 9 bis 17 Uhr. Sie möchten um 8 Uhr hinein, Material auslegen, die Technik testen. Am Ende müssen Ergebnisse fotografiert und Unterlagen eingepackt werden. Sie brauchen den Raum also zehn Stunden, nicht acht.

Die Definitionen gehen weit auseinander. Manche Häuser verstehen unter einem Tag acht Stunden, manche zehn, manche einen fixen Zeitraum wie 8 bis 19 Uhr. Ein Halbtag bedeutet bei einem mal vier, bei einem anderen mal fünf Stunden. Klären Sie vor der Buchung, ab wann Sie Zugang haben, bis wann geräumt sein muss und was zusätzliche Stunden kosten.

Dass ein Halbtag mehr als die Hälfte des Tagespreises kostet, ist dabei kein Aufschlag aus Willkür. Vorbereitung, Übergabe und Reinigung fallen gleich an, und die Restzeit lässt sich selten ein zweites Mal vermieten.

Wer kümmert sich, während Sie arbeiten?

Es ist ein Unterschied, ob Sie einen Schlüssel bekommen oder ob jemand da ist, der die Technik kennt, Getränke nachfüllt und die kurzfristige Änderung beim Mittagessen übernimmt.

Beides kann richtig sein. Wer einen kleinen Kurs hält und seine Abläufe kennt, braucht wenig. Wer gleichzeitig moderiert, Gäste begrüßt und die Geschäftsführung empfängt, bewertet das anders.

Nur verschwindet diese Arbeit im günstigeren Angebot nicht. Sie wandert zur Person, die den Raum gebucht hat, und meistens ist das die Assistenz, die ohnehin schon den Tag organisiert hat.

Rechnen Sie einmal mit Wartezeit: Wenn 20 Personen wegen eines ungelösten Technikproblems eine Viertelstunde warten, sind fünf Personenstunden vergangen. Das rechtfertigt nicht jeden Aufpreis. Es zeigt aber, dass funktionierende Ausstattung und erreichbare Unterstützung einen bezifferbaren Wert haben.

Rechnen Sie pro Person, nicht pro Tag

Hier liegt der größte Vergleichsfehler. Die Tagesmiete ist die auffälligste Zahl, aber selten die entscheidende.

Ein Raum für 500€, in dem 30 Personen nicht vernünftig arbeiten können, ist teurer als einer für 900€, in dem es funktioniert. Und sobald Sie Getränke, Material und Verpflegung dazurechnen, verschieben sich die Verhältnisse noch einmal: Bei größeren Gruppen dominieren die Pro-Kopf-Posten, bei kleinen die Raummiete.

Praktisch heißt das: Teilen Sie jedes Angebot durch Ihre Teilnehmerzahl und vergleichen Sie diesen Wert mit einer Hoteltagungspauschale. Dann sehen Sie, wo Sie wirklich stehen.

So machen Sie Angebote vergleichbar

Bitten Sie alle Anbieter um ein Angebot für exakt dieselbe Veranstaltung: gleiche Personenzahl, gleiche Nutzungszeit einschließlich Vorbereitung, gleiche Arbeitsweise, gleiche Verpflegung.

Dabei sollten diese Dinge unbedingt geklärt sein:

• Gesamtpreis, netto oder brutto eindeutig ausgewiesen

• Räume, Nebenflächen, exklusive oder geteilte Nutzung

• Zugangszeit, Räumungszeit, Preis zusätzlicher Stunden

• Technik, Arbeitsmaterial, Betreuung

• Getränke, Essen, Mindestabnahmen, Frist für Änderungen der Personenzahl

• Reinigung, Storno- und Umbuchungsbedingungen

Der günstigste Raum kann die richtige Wahl sein. Sie sollten nur erkennen können, ob er günstig ist, weil er genau das Nötige bietet, oder weil Leistungen fehlen, die Sie später doch brauchen.

Und bei uns?

Weil es unfair wäre, Transparenz zu verlangen und selbst „auf Anfrage" zu schreiben: Unsere Preise stehen offen auf den Seiten zum Loft im 8. Stock und zum Penthouse im 9. Stock. Raummiete und Teilnehmerpauschale sind getrennt ausgewiesen, Verpflegung ist optional und ebenfalls einzeln aufgeschlüsselt.

Bei der Tagesmiete liegen wir im oberen Bereich des Wiener Marktes. Pro Quadratmeter liegen wir im Mittelfeld, und pro Person hängt es von Ihrer Gruppengröße ab. Ab etwa 20 Personen sind wir günstiger als eine übliche Hoteltagungspauschale mit Mittagessen. Bei einer Runde von 10 Leuten dagegen zahlen Sie im Loft deutlich mehr pro Kopf, dann ist das Penthouse die vernünftigere Wahl.

Was Sie bei uns bekommen: Den Ort exklusiv für Ihre Veranstaltung, Fläche zum Arbeiten statt nur zum Sitzen, beschreibbare Wände und mobile Whiteboards statt eines einzelnen Flipcharts, und jemanden vor Ort, der den Tag mitträgt.

Nennen Sie uns Termin, Gruppengröße und Vorhaben, und Sie bekommen ein Angebot mit allen Posten einzeln ausgewiesen, ohne Nachträge. Auch dann, wenn dabei herauskommt, dass Sie eigentlich einen kleineren Raum brauchen.